При использовании электронного документооборота необходимо подписывать эти документы ЭЦП, чтобы они имели юридическую силу. При этом к такой подписи предъявляется ряд требований, установленных в законах.
Помимо них, каждая электронная подпись действует строго определенное время, которое в большинстве случаев составляет 12 месяцев. Для дальнейшего ее применения нужно пройти процедуру продление ЭЦП.
Содержание
Сроки действия ЭЦП
Федеральное законодательство определяет, что у каждой ЭЦП есть срок действия. Для квалифицированных он составляет 12 месяцев с момента внесения в реестр информации о регистрации сертификата.
Установление срока действия для ЭЦП, позволяет иметь актуальную информацию о каждом владельце подписи.
Как только срок заканчивается, выпускается новая ЭЦП или происходит продление ранее выпущенной. При этом ее получатель предоставляет соответствующие документы, тем самым обновляя имеющуюся в реестре информацию.
Об окончании срока предупреждают заранее – за месяц, две недели, семь дней и т.д. Информирование происходит через телефон, электронную почту и т.д.
Действия ЭЦП может окончиться, если удостоверяющий центр, который ее выдал, закроется. При этом владелец узнает об этом, когда придёт сообщение о де активации.
Приходит ли уведомление об окончании срока действия ЭЦП
Удостоверяющий центр осуществляет уведомление владельца ЭЦП о том, что у нее скоро закончиться срок действия. При этом сообщения приходят достаточно большое количество раз.
При регистрации в заявлении указываются номера телефонов, электронная почта. На них периодически начинают приходить письма и сообщения об окончании срока действия ЭЦП.
Как правило, на электронную почту поступают письма за месяц, две недели и семь дней. Смс-сообщение о прекращении действия сертификата на телефон поступают за один месяц и десять дней.
Удостоверяющий центр может направлять уведомление об окончании срока действия вместе с предложением продлить ЭЦП или выпустить новую подпись.
При этом процедура эта включает следующее:
- Необходимость обращения в выбранный удостоверяющий центр.
- Оплаты, установленной удостоверяющим центром суммы за продление электронного ключа.
- Предоставление удостоверяющему центру копий документов с актуальной информацией о владельце ЭЦП.
- Возврат ранее выданного рутокена с ЭЦП.
- Получение у удостоверяющего центра ЭП с продленным сроком действия.
В настоящее время многие удостоверяющие центры предлагают воспользоваться упрощенной процедурой. То есть предоставит все необходимые документы в электронном виде. Однако это можно сделать, пока действует еще старая подпись.
Куда обращаться для продления цифровой подписи
Если продление электронной подписи необходимо сделать по упрощенной процедуре, то нужно тогда обращаться в тот удостоверяющий центр, который выпускал подпись изначально.
Вообще, за новой электронной подписью можно обратиться в любой удостоверяющий центр, но тогда нужно будет пройти полную процедуру выпуска подписи. Полный список УЦ, которые могут выпускать ЭЦП для пользователей, указан на сайте Минкомсвязи.
Документы, которые необходимо предоставить в удостоверяющий центр тот же самый, что и для получения подписи:
- Копия ИНН и ОГРН;
- Копия паспорта и СНИЛС владельца сертификата.
Стоимость продления электронной подписи устанавливается самим удостоверяющим центром. Чаще всего она производится по той же цене, что и выпуск нового сертификата, либо несколько дешевле, поскольку подразумевается, что у клиента уже есть защищенный носитель.
Как продлить сертификат ЭЦП
По упрощенной схеме
Многие удостоверяющие центры предлагают услугу по упрощенному продлению электронной подписи. В этом случае все необходимые документы передаются в компанию в электронном виде, и лично посещать офис удостоверяющего центра нет необходимости.
Однако главное условие при упрощенном продлении ЭЦП — это старая электронная подпись должна быть еще действующей.
В случае, если истек срок действия сертификата ЭЦП и она была исключена из общего реестра, то провести упрощенную процедуру будет невозможно.
Алгоритм продления электронной подписи в упрощенном виде у разных удостоверяющих центров может отличаться.
В общих чертах следующим образом происходит продление ЭЦП онлайн:
- Подать заявку на продление электронной подписи через сайт, по телефону, либо электронной почте.
- После подтверждения заявки на перевыпуск ЭЦП перейти в личный кабинет на сайте удостоверяющего центра;
- Выбрать необходимый сертификат и указать, что требуется продлить его действие;
- Загрузить в личный кабинет все требуемые документы, после чего подписать их действующей электронной подписью;
- Заполнить и отправить заявление на продление ЭЦП;
- Ждать решения по заявке.
Кроме этого, необходимо распечатать заявление и вместе с ним обратиться в офис удостоверяющего центра. Вместе с ним предоставляется защищенный носитель, на который записывается новый сертификат.
Если используется упрощенная замена электронной подписи, то для физических лиц она перевыпускается в течение 1 рабочего дня, для компаний — в течение 3-х дней.
Со сменой владельца
Иногда возникает ситуация, что при продлении электронной подписи юридическому лицу также требуется обновить имя ее владельца. Это актуально, если у предприятия меняется директор либо иное руководящее лицо.
Все изменения в сертификат можно внести как при обычном перевыпуске, так и при процедуре по упрощенной схеме.
Последнее, правда, осуществляют не все удостоверяющие центры, поэтому необходимо заранее уточнять этот момент.
Внесение изменений при перевыпуске электронной подписи по обычной схеме осуществляется по тому же пакету документов.
Так, компании необходимо предоставить копию ИНН, паспорта и СНИЛС нового владельца, возможен запрос документа, устанавливающего права нового руководителя.
При предоставлении документов в электронном виде, они должны быть заверены электронной подписью.
Внесения изменений при упрощенной схеме происходит несколько сложнее. Там требуется оформить сразу два заявления, и документ от нового владельца должен быть заверен у нотариуса. Без таких действий удостоверяющий центр может отказаться вносить изменения по упрощенной схеме.
На какой срок можно продлить ЭП
Электронную подпись можно продлить на срок 12 месяцев. Он отсчитывается с момента выпуска сертификата, независимо от дня, с какого им фактически начали пользоваться.
Рассматриваются поправки в законопроект, которые позволят установить период действия усиленной электронной подписи в 18 или даже 24 месяца.
К примеру, Казахстан уже давно продлил сроки действия электронной подписи в стране до 3 лет. Но, в целом, момента принятия данного закона, все сертификаты выпускаются на 12 месяцев.
Старая ЭП обычно перестает действовать в день, который указан в самом сертификате.
В отдельных случаях старую ЭЦП деактивируют в момент выпуска новой подписи (чаще всего так происходит в банках, когда подпись выпускает казначейство или другое финансовое учреждение.
Изменения в общий реестр, который ведет Минкомсвязи, вносятся в период до 12 часов с момента получения информации о выпуске новой ЭЦП от удостоверяющего центра.
Порядок продления сертификата электронного декларирования
Система электронного декларирования — это действующая в настоящее время в Беларуси программа подачи электронных деклараций в налоговый орган.
С необходимостью продления сертификата сталкивается каждый предприниматель по истечении двух лет работы с системой. Есть нюансы, которые необходимо учитывать при заказе нового сертификата.
Начинать процедуру продления рекомендуется не раньше, чем за 3 месяца до окончания действия текущего сертификата.
Во время этого у предпринимателя есть возможность изменить информацию, которая была внесена в ключ, за исключением номера УНП.
Для начала нужно позвонить своему инспектору и сообщить о том, что предприниматель делает и дальше пользоваться этой программой. В указанное время необходимо явиться в налоговый орган.
Продление ключа электронного декларирования для ИП требует предоставления следующих документов:
- Копии свидетельства о регистрации предпринимателя;
- Анкета, заполненная в 2-х экземплярах;
- Носитель с ключом, который перестал действовать;
- Документ, подтверждающий оплату нового носителя с ключом;
- Паспорт.
Процедура выдачи нового ключа занимает 15-30 минут. Он начнет действовать с даты окончания старого. В случае, если для корректной работы необходимо произвести обновление системы, то налоговая инспекция вместе с новым ключом также выдаст диск с программами.
