Предпринимательская деятельность часто требует использование электронного документооборота, который позволяет ускорять обычные процессы обмена документами. Чтобы эти бланки имели юридическую силу они должны быть засвидетельствованы соответствующим образом. С этой целью используется ЭЦП для ИП, которая позволяет подписывать электронные документы.
Содержание
Нужна ли ЭЦП для ИП?
Для предпринимателя наличие ИП не является обязательным, но ее наличие ему позволит быстро сделать многие операции через сервисы в интернете, а порой даже сэкономить не только время, но и деньги по оплате государственных услуг.
Физлицо, которое решает работать в качестве ИП, может пройти регистрацию в качестве предпринимателя, через личный кабинет, для этого ему потребуется ЭЦП.
Если предприниматель является работодателем и численность его работников превышает 25 человек, то он должен только сдавать отчетность только в электронной форме.
Документы, подписанные при помощи ЭЦП фактически заменяются живую подпись предпринимателя. А сам ключ может быть передан, например, главному бухгалтеру. А применение электронного документооборота может сэкономить время.
Очень часто ЭЦП применяется при обычном электронном документообороте. При этом имеет значение, какой тип подписи применяется.
Виды электронных подписей для ИП
На практике ключ ЭЦП бывает трех видов:
| Простая ЭЦП | Усиленная неквалифицированная ЭЦП | Усиленная квалифицированная ЭЦП (КЭП) | |
| Сфера применения | Она содержит только сведения о создателе документа.
Данная электронно-цифровая подпись применяется при банковский операция в качестве логина и пароля для обращения к сайту или сервису, а также в качестве кодов на скретч-картах и т. д. Такая ЭЦП может применяться ИП при использовании внутреннего документооборота в электронной форме. |
Она содержит не только сведения о создателе документа, но также и отражает его структуру.
Несколько лет назад ее использовали при оформлении сделок через электронные торги. Но данное применение ее на электронных площадках было запрещено с 01 июля 2018 года. В настоящее время предприниматель может ее использовать только в своем внутреннем документообороте. |
Подпись, которая регламентируется нормативными актами РФ. Данная ЭЦП в настоящее время повсеместно применяется для оформления сделок на электронных площадках. Ею подписываются договора и иные документы.
Также ИП может применять ее для входа в личные кабинеты в госорганах (к примеру, личный кабинет налогоплательщика). Если ИП применяет онлайн-кассу, то он обязан ее зарегистрировать с применением ЭЦП. Также предприниматель может сдавать отчетность в ИФНС, ПФР, ФСС, Росстат и иные органы в электронном виде, только если она подписана данным видом эцп. Может использоваться предпринимателями партнёрами для организации защищенного документооборота между собой. |
Сфера применения усиленного ЭЦП
ИП может применять ЭЦП в следующих сферах:
- Для участия в государственных торгах – предприниматель может принимать участие в торгах для заключения государственных контрактов в качестве исполнителя или поставщика услуги. Сейчас наиболее популярна система аукционов с понижением цены.
- Для сдачи, предусмотренной законодательством отчетности в ИФНС и другие органы- получатели отчетов. ЭЦП используется в специальных программах или сервисах, которые позволяют создавать и подписывать отчеты.
- Для участия в системе электронного документооборота – предприниматель может подписывать договора и иные документы электронно без личного присутствия.
- Применяется при обмене документами с государственными органами – в частности предприниматель может запрашивать необходимую информацию у государственных органов, брать все необходимые для деятельности справки
- Если предприниматель в силу закона обязан использовать онлайн-кассу, то заключение соглашения с оператором фискальных данных о передаче электронных чеков в налоговый орган, а также непосредственно постановка на учет кассового аппарата в ФНС производится в электронном виде с использованием ЭЦП.
В чем разница между ЭЦП для ИП и юридического лица
По своей сути и предоставляемым функциям, нет разницы между электронной подписью, которая оформляется на компанию и на предпринимателя. И та и та дает возможность сдавать отчетность в налоговый орган в электронном виде, работать с госорганами, использовать ее для госзакупок.
Каждая электронная подпись содержит перечень реквизитов, которые могут однозначно идентифицировать владельца. В данном случае в электронной подписи компании будут стоять ее название и ОГРН, а в ЭЦП у предпринимателя записаны его ФИО и номер ОГРНИП.
Также организации обязаны привязывать все действующие электронные подписи к себе, когда они выпускаются на отдельных сотрудников. Так легче определить, к какой компании относится работник, использовавший ЭЦП.
В свою очередь предприниматель работает исключительно на себя. Поэтому, если его сотрудникам необходимо использовать электронные подписи, они могут обойтись простыми ЭЦП для физических лиц.
Кроме этого существуют различия в пакете документов, которые необходимо предоставить для оформления ЭЦП для Юрлиц. Организации чаще всего предоставляют копии ИНН, ОГРН и выписку из ЕГРЮЛ. В свою очередь предприниматели предоставляют на себя паспорт, ИНН и ОГРНИП.
Какие документы необходимы для получения ЭЦП?
Для получения электронной подписи, предприниматель предоставляет следующие документы:
- Оригинал и копию своего паспорта (поскольку паспортные данные физических лиц не находятся в открытом доступе, и проверить их по копии невозможно, необходимо предоставлять копию и к нему оригинал паспорта для сличения);
- Копию СНИЛС;
- Ксерокопию ОГРНИП;
- Копию ИНН;
- Заявление на выдачу ЭЦП;
- Доверенность на уполномоченное лицо (требуется, если ЭЦП будет забирать не лично предприниматель, а его доверенное лицо. В случае, если у предпринимателя нет печати, то она заверяется у нотариуса).
Как получить ЭЦП для ИП?
Пошаговая процедура оформления электронной подписи для предпринимателя выглядит следующим образом.
Шаг 1. Выбрать, в каком УЦ оформлять подпись.
Для того, чтобы сдавать отчетность через интернет либо работать с государственными торгами необходимо выбрать организацию, где получить электронную подпись.
Процедура выпуска новой электронной подписи строго закреплена законом, поэтому данным правом наделены только специальные аккредитованные должным образом удостоверяющие центры.
Полный перечень данных организаций можно найти на сайте Минсвязи. В настоящее время он включает в себя более 300 центров. Самыми популярными считаются «СКБ Контур» и «Тензор».
Скачать список удостоверяющих центров.
Шаг 2. Оформить заявку.
Для оформления заявки можно обратиться непосредственно в УЦ, либо составить ее на сайте. В заявке указываются все сведения о предпринимателе, прикрепляются сканы основных документов. Формирование заявки в электронном виде в настоящее время используется чаще всего.
Шаг 3. Получить и оплатить счет.
Удостоверяющие центры оказывают услуги на платной основе. Поэтому после поступления от клиента заявки они формируют счет на оплату.
В документ кроме непосредственно ЭЦП могут включаться также стоимость защищенного носителя, программы «Крипто-Про», услуг по установке и настройке подписи и т. д. Электронная подпись выпускается только после фактической оплаты счета.
Шаг 4. Предоставить документы
Если заявка подавалась в бумажном виде, то необходимо предоставить также пакет заверенных документов. При электронной заявке они прикрепляются к ней в сканированном виде.
Шаг 5. Получить подпись.
После оплаты счета удостоверяющий центр выпускает подпись. После этого необходимо обратиться в офис организации и записать электронный ключ на защищенный носитель.
Если в стоимость услуг уже входит выдача защищенного носителя, то нужно просто забрать его в офисе с уже записанной ЭЦП.
Кроме самой подписи на носитель могут дополнительно записываться различные вспомогательные программы, позволяющие настроить рабочее место в автоматическом режиме.
Сколько стоит получение ЭЦП для ИП?
Большинство удостоверяющих центров не делают различие между электронной подписью, которая оформлена на предпринимателя и организацию.
По своей сути, каждая из них содержит перечень сведений, необходимых для однозначной идентификации пользователя.
Стоимость получения ЭЦП зависит от конкретного удостоверяющего центра и следующих факторов:
- Ценовой политики, действующей в регионе;
- Рода деятельности фирмы;
- Целей, для которых будет использоваться ЭЦП;
- Дополнительных услуг, включаемых в счет.
Чаще всего встречаются следующие тарифы:
- Подпись для отчетности и работы с государственными органами — цена около 3000 рублей в год;
- Подпись для участия в государственных торгах — около 6000 рублей в год.
Срок действия электронной подписи
В настоящее время максимальный срок действия электронной подписи составляет 1 год. Данный срок обусловлен тем фактом, что создание подписи происходит при помощи специальных криптографических программ, у которых используется такой же период действия.
Закон обязывает, что период, в течение которого действует любая ЭЦП, был указан в самом сертификате ключа. По его окончании пользователь может обратиться в удостоверяющий центр и заказать новую электронную подпись на следующий период.
Помимо этого существуют обстоятельства, когда срок действия подписи аннулируется, что приводит к необходимости оформить новую ЭЦП.
Сюда входят ситуации:
- Носитель ключа технически неисправен либо вообще был потерян;
- Имеются сомнения в надежности электронной подписи;
- У владельца ЭЦП сменились личный данные, что привело к недействительности подписи;
- В данных пользователя, которые были внесены в подпись, обнаружены ошибки.
Есть ли бесплатная электронная подпись
Удостоверяющие центры дают возможность получить любому физическому лицу электронную подпись бесплатно. Однако ее функционал строго ограничен — она позволит пользоваться услугами на портале «Госуслуги» и личными кабинетами некоторых ведомств.
Однако для предпринимателя, в первую очередь, при помощи электронной подписи необходимо решать другие задачи — к примеру, зарегистрировать кассовый аппарат либо сдать налоговую отчетность. Нельзя при помощи бесплатной подписи участвовать и в госторгах.
Получить подпись для предпринимателя бесплатно можно на сайт налоговой службы. Сделать это можно через личный кабинет.
Однако такая подпись дает возможность только организовать документооборот с самим ФНС. Для других сервисов она бесполезна.
При помощи данной ЭЦП можно осуществлять следующие действия:
- Подавать заявления о возврате либо зачете сумм излишне перечисленных налогов;
- Подавать заявления на применение льгот по налогам для физических лиц (земельный, транспортный, по имуществу);
- Сообщать об уже имеющемся имуществе;
- Сдавать декларацию 3-НДФЛ и приложения.
Такого рода подпись выпускается также сроком на 1 год, после чего ее можно продлить.
Таким образом, предприниматель как простой гражданин может получить электронную подпись физического лица, однако для ведения деятельности она будет практически бесполезна.
