В настоящее время происходит постепенный переход на обмен между субъектами путем передачи электронных документов и отказ от использования бумажных бланков. Чтобы идентифицировать лиц, которые составляли и подписывали эти документы, используется ЭЦП. При этом ЭЦП для юридического лица должна соответствовать всем установленным в законе требованиям.
Содержание
Для чего нужна юридическому лицу ЭЦП?
Сфера применения ЭЦП постоянно расширяется.
Чаще всего ЭЦП применяется юрлицами для следующих целей:
- Участие в государственных и коммерческих торгах на специализированных площадках. Организация чаще всего выступает поставщиком услуги или товара для государственных учреждений. Вход на эти площадки и подписание документов осуществляется только с применением ЭЦП. В настоящее время популярны торги с понижением цены.
- Как хозяйствующий субъект и налогоплательщик организация должна сдавать целый ряд отчетов в электронной форме контролирующим органам. ЭЦП используется в специализированных программах и на специальных сервисах, чтобы подписывать и отправлять в компетентные органы отчеты.
- Участие в электронном документообороте между партнерами. С помощью ЭЦП подписываются документы и передаются контрагентам по системе телекоммуникационных путей. Например, при использовании системы Диадок.
- Участие в обмене данных с государственными органами власти – используется для подписания всех необходимых документов, которые направляются в госорганы, а также для получения от них всей необходимой для работы компании информации.
Что представляет собой электронная подпись для ЮЛ
Рассмотрим что это такое электронная подпись. Под ЭЦП понимается определенное свойство документов, установленное нормативными актами, которое позволяет идентифицировать их создателя, си стороны, участвующей в подписании документа.
В настоящее время подписанный ЭЦП документ, обладает определенной структурой, и если кто-то посторонний попытается его изменить, он нарушить ее, что приведет к тому, что данный файл не будет считаться подлинным. При этом ЭЦП на данном документе будет считаться недействительной.
Различают следующие виды ЭЦП – простая, усиленная неквалифицированная и квалифицированная.
Виды подписи:
- Простая ЭЦП. Она отражает только информацию о том, кто подписал документ.
- Усиленная неквалифицированная. Она формируется с помощью определенного ключа, поэтому она позволяет фиксировать изменения – нарушение структуры. Первые два вида ЭЦП равносильны живой подписи человека.
- Усиленная квалифицированная подпись. Она формируется в соответствии с нормативными актами и инструментами, которые сертифицируются в ФСБ. По своей сути она равнозначна живой подписи, заверенной печатью предприятия.
В настоящее время именно данная подпись нужна компании для организации электронного документооборота с госорганами и иными контрагентами. Первый две практически не используются.
Виды ЭЦП для юридических лиц
Простая ЭЦП
Подпись включает в себя информацию только о ее владельце применяется в настоящее в организации банковских операций в качестве логина и пароля для входа в систему, на сайт, на сервис и т.д.
Ее используют в системе скрейтч-карт и т. д. Также популярно применение данного вида ЭЦП при организации внутреннего электронного документооборота внутри фирмы.
Усиленная неквалифицированная подпись
Кроме информации о ее создателе также включает в себя структуру документа. Если файл поступит с нарушенной подписью это значит, что он открывался и менялся.
Для создания подписи применяются программа по криптошифрованию. Ранее такого рода ЭЦП применялась на торговых площадках, проводящих госторги.
Усиленная квалифицированная подпись.
Это подпись, формат и структура которой полностью определяются законодательными актами. Создание подписи происходит при помощи специальных программных средств, сертифицированных ФСБ.
Также на бумажном носителе либо в электронном виде имеет сертификат ключа, который определяет ее структуру.
Для работы с подписью может использоваться только сертифицированное программное обеспечение. Выдачу такой ЭЦП может производить только аккредитованный удостоверяющий центр. Такая подпись используется в обмене с госорганами, для участия в электронных торгах и т.д.
Где получить подпись
Место, куда необходимо обращаться за электронной подписью, зависит от места ее применения.
Неквалифицированную подпись могут выдавать любые компании, в том числе не имеющие необходимой аккредитации.
Но при этом данная подпись может использоваться только внутри какой-либо отдельной закрытой системы (например, банки сами оформляют ЭЦП для осуществления операций по своим счетам).
Если необходимо оформить квалифицированную подпись, при помощи которой можно обмениваться документами с госорганами или участвовать в госторгах, то необходимо обращаться только в аккредитованный удостоверяющий центр.
Как получить электронную подпись для юридического лица
Кто выдает
Удостоверяющий центр — это специальная компания, которая уполномочена выдавать клиентам электронные подписи.
Задача электронной подписи — создать доверие между сторонами электронного документооборота. Подкрепляет данное доверие удостоверяющий центр, который, по своей сути, выступает между нотариусом.
Для исполнения своих задач каждый удостоверяющий центр имеет в своем распоряжении центр сертификации. С его помощью создаются открытые и закрытые ключи, а также осуществляются операции по приостановлению и возобновлению действия сертификатов.
Как выбрать удостоверяющий центр?
При выборе удостоверяющего центра, с которым планируется заключить договор на получение электронной подписи, необходимо отдавать предпочтение только тем компаниям, какие являются аккредитованными и внесены в специальный перечень, опубликованный на сайте Роскомсвязи.
В числе факторов, на которые стоит также обратить внимание, можно отметить следующие:
- Наличие сопутствующих услуг — иногда при выпуске ЭЦП удостоверяющий центр предлагает услуги по настройке рабочего места, ускоренном перевыпуске сертификата в случае его порчи и т. д.
- Надежность ЭЦП — необходимо выбирать только проверенные удостоверяющие центры, утечка личных данных и сертификатов из которых невозможна либо маловероятна;
- Возможное прекращение деятельности — желательно обращать свое внимание на компании, которые давно занимаются данными услугами и на них существует спрос.
- Долгий срок выпуска сертификата — перед заключением договора необходимо точно выяснить период времени, в течение которого после обращения производится выдача ЭЦП.
Какие документы необходимы для оформления
Для оформления электронной подписи необходимо предоставить в удостоверяющий центр следующие документы:
- Паспорт гражданина, на которого будет выпущен сертификат;
- Заявление на выдачу электронной подписи;
- Копия карточки СНИЛС на владельца электронной подписи;
- Доверенность на право подписи документов. Чаще всего запрашивается в случае, если на документах на выдачу ЭЦП стоит подпись не руководителя организации, а другого лица;
- Доверенность на лицо, которое будет получать ЭЦП — требуется, если за получение подписи в удостоверяющий центр явится не лично директор.
- Доверенность на обработку персональных данных.
- Карточка партнера — для оформления документов и заключения договора.
Ранее, при оформлении ЭЦП на организацию также запрашивалась действующая выписка из реестра ОГРН. Однако в последнее время чаще всего такой документ запрашивается удостоверяющим центром напрямую в налоговом органе.
Сколько стоит электронная подпись для юридических лиц
Стоимость электронной подписи, которая выпускается для компаний, и для предпринимателей не отличается. По своей структуре, это один и тот же инструмент, в котором указываются идентификационные данные субъекта бизнеса.
Стоимость электронной подписи может зависеть от следующих факторов:
- Ценовой политики по ЭЦП, которая установлена в данном регионе;
- Деятельность, которой занимается компания;
- Цели применения подписи;
- Сопутствующие услуги, которые также включены в счет.
В среднем, за выпуск ЭЦП необходимо будет заплатить:
- От 3000 рублей в год — если подпись будет использоваться для отправки отчетов в контролирующие органы;
- От 6000 рублей в год — если подпись будет применяться в госторгах.
Стоимость ЭЦП может меняться в зависимости от перечня площадок, на которых она может применяться. К примеру, подпись для участия в торгах по имуществу банкротов будет стоить от 11000 рублей в год.
Срок изготовления
Процедура изготовления подписи не является долгой. После того, как подана заявка, ответственный работник удостоверяющего центра должен обработать поступившие данные и выставить счет на оплату.
После оплаты счеты и поступления деньег на расчетный счет, электронную подпись можно забирать через 1-2 часа.
Многие компании предоставляют услуги ускоренного выпуска ЭЦП. Такие заявки обрабатываются в первую очередь, а процедура выпуска занимает считанные минуты.
На какой срок выдается
В настоящий период времени срок, на который оформляется электронная подпись, равен 1 году. Такой период связан с тем, что создание самой подписи осуществляется при помощи специальных криптографических приложений, у которых аналогичный срок действия.
По закону, срок действия электронной подписи, включая дату начала действия и завершения, указываются в сведениях о сертификате. После того, как данный период завершился, организация может обратиться в удостоверяющий центр и подать документы на новую электронную подпись.
Также есть ситуации, при которых электронная подпись будет считаться аннулированной и потребуется получить ключ снова.
Сюда включаются ситуации:
- Носитель, на который записан ключ, неисправен либо утерян;
- Есть вероятность, что электронная подпись скомпрометирована;
- В организации сменился руководитель либо у владельца подписи сменились персональные данные, что ведет к недействительности ЭЦП;
- В информации об организации либо пользователе, которая содержится в ЭЦП, допущены ошибки.
Как использовать ЭЦП?
Порядок использования электронной подписи организацией зависит от того, каких целей она хочет добиться при помощи данных действий.
При помощи ЭЦП можно заверить обычный текстовый либо табличный документ, созданный при помощи офисного пакета Microsoft. Для этого необходимо приобрести специальное дополнение Crypto Pro Office Signature.
Если необходимо использовать подпись для отправки отчетов в налоговый либо иной контролирующий орган, необходимо приобрести лицензию на программные продукты, выполняющие такую функцию. Наиболее популярными являются «Сбис» или «Контур-Экстерн».
При участии в госторгах при помощи электронной подписи производится подписание заявок и иных сопроводительных документов. Данная функция осуществляется силами самой площадки после добавления ЭЦП на портал.
