Как подписать документ Word, Excel, PDF электронной подписью, какая ЭЦП нужна

Все об ЭЦП

При использовании электронного документооборота, субъекты должны использовать ЭЦП, чтобы придать электронным документам юридическую силу и идентифицировать стороны, которые их подписали.

Считается размещение в файле ЭЦП является самым распространенным методом визирования документа. Рассмотрим что нужно сделать, чтобы подписать документ электронной подписью.

Для чего подписывают документы

Практика показывает, что чаще всего документы подписываются ЭЦП в следующих случаях:

  • Установление подписи в электронном виде на отчетах и декларациях, которые направляются в контролирующие органы.
  • Использование ЭП для подписания электронного документа с целью установления своего авторства в файле.
  • ЭЦП применяется для согласования сведений, содержащихся в электронном документе, между установленным кругом лиц.
  • ЭЦП используется для защиты содержимого файла от несанкционированного вмешательства третьих лиц в его структуру. В этом случае используется шифрование, и документ становится доступным по коду доступа или сертификату.
  • Для придания электронному документу юридической силы, к примеру, договор между сторонами товарных отношений, заявление работника и т.д. Для этого необходимо использовать только усиленную ЭЦП.

Какая необходима электронная подпись

Существует несколько видов ЭЦП – простая, неквалифицированная и квалифицированная подписи:

  • Простая подпись содержит сведения о ее владельце. Ее используют для входа на сайты, заверения банковских операций и т.д. Ее легко подделать поэтому для она не используется при оформлении контрактов на площадках и подписания сопутствующих документов, так как она не придает юридическую силу.
  • Неквалифицированная подпись содержит информацию о владельце подписи и о структуре документа. При ее создании используются стандартные шифрования, которые можно также подделать. Она применяется чаще всего для подписания документов при организации внутрифирменного документооборота.

Раньше она использовалась на некоторых площадках. Однако, в настоящее время установлен запрет на ее применения на торговых площадках, где заключаются сделки с государственными учреждениями.

  • Усиленная квалифицированная подпись. Она формируется с помощью специализированных средств защиты. Сегодня для подписания большинства документов, которыми обмениваются между собой субъекты. А также на торговых электронных площадках должна применяться именно эта подпись. Только она, согласно законодательству, наделяет документ в электронной форме юридической силой.

Какую именно подпись нужно применять, зависит от требований, где будет использоваться данный документ и в какой среде использоваться.

Программные и технические требования

Для того, чтобы получить возможность подписывать различные документы электронной подписью, необходимо иметь следующие программы:

  • Операционную систему Microsoft Windows не ниже 7. Windows XP в настоящее время уже не поддерживается, и все современные программы на ней не работают. Также, версия Windows должна быть не меньше Home. Так, версия Starter имеет ограниченный функционал для работы с электронными подписями. Корректная работа в системе MacOS не гарантируется.
  • Офисный пакет Microsoft Office 2010 либо выше. При использовании более младших версий могут возникнуть проблемы с совместимостью файлов. Кроме этого, не рекомендуется использовать бесплатный пакет Libre Office, поскольку он имеет ограниченный функционал, который при этом может вызывать сбои.
  • Браузер версии Internet Explorer 11;
  • Криптографический пакет «Крипто Про» версии не меньше 4. В связи с переходом на новый ГОСТ именно эта версия стала минимально возможной.
  • Установленные в систему плагины КриптоПро Office Signature и КриптоПро PDF.
  • В систему должны быть добавлены необходимые сертификаты, рабочее место настроено требуемым образом.

Для подключения ключевого носителя в системном блоке должен быть свободен порт формата USB 2.0. Также в отдельных случаях для полной функциональности рутокена на него должны быть установлены драйвера.

Какие виды документов чаще всего подписывают

Механизм подписания файла электронной подписью не имеет ограничений — это значит, что провести процедуру подписания можно с любым компьютерным файлом (текстовым, графическим, видео и т. д.).

Однако чаще всего для выполнения таких действий требуется использовать стороннюю программу либо бесплатный интернет-сервис.

Наиболее популярными форматами файлов, которые подписываются при помощи ЭЦП, являются:

  • Текстовые документы Word и таблицы Excel;
  • Документы в формате PDF;
  • Графические документы JPG, BMP, PNG и аналогичные.
  • Архив файлов ZIP, RAR и другие.

Как подписать документ электронной подписью

Файлы Word

Перед тем, как осуществлять подписание файла Word, необходимо полностью завершить работу с ним. Ведь после подписания внести изменения уже будет невозможно, поскольку редактирование сделать прикрепленную электронную подпись недействительной.

Также на компьютере должен быть обязательно установлен комплекс «Крипто Про», без него произвести подписание будет невозможно.

Для подписания файла необходимо выполнить следующие действия:

  • Завершить редактирование файла;
  • Выбрать в меню пункт «Файл», после чего «Защита документа».

Как подписать документ Word, Excel, PDF электронной подписью, какая ЭЦП нужна

  • Выбрать пункт «Добавить цифровую подпись».

Как подписать документ Word, Excel, PDF электронной подписью, какая ЭЦП нужна

  • В открывшемся окне необходимо выбрать ЭЦП, при помощи которой нужно провести подписание документа;

Как подписать документ Word, Excel, PDF электронной подписью, какая ЭЦП нужна

  • Сохранить итоговый файл.

При работе с электронной подписью необходимо учитывать, что документы Word обычно не имеют обратной совместимости. Это значит, что при открытии файла, созданного и подписанного в более поздней версии при помощи ранней программы могут возникать ошибки.

Файлы Excel Microsoft Office

Для того, чтобы подписать документ ЭЦП каким является файл Excel, необходимо чтобы на компьютере была также установлена программа InfoPath. Чаще всего это не представляет сложности, поскольку она идет в комплекте вместе с офисным пакетом Microsoft Office.

Процедура подписание файла Microsoft Excel выглядит следующим образом:

  • Создать или открыть готовый документ;
  • Выбрать в меню пункт «Файл» – «Защита документа».
  • Далее выбрать «Добавить цифровую подпись».
  • В следующем окне выбрать группу, а также контейнер, в котором содержится электронная подпись.
  • Произвести сохранение документа.

Пользователь при использовании электронной подписи может выбрать, каким образом присоединять подпись к файлу — путем интеграции либо отдельным файлом. В этой ситуации рекомендуется использовать именно интеграцию ЭЦП.

Как подписать pdf электронной подписью

Произвести подписание PDF документа возможно двумя способами.

Если на компьютере есть офисный пакет Microsoft Office, то подписать файл электронной подписью можно будет напрямую через Microsoft Word.

Также в системе обязательно должны присутствовать криптографический пакет «Крипто Про» и плагин для офисного пакета Crypto Pro Office Signature.

Бесплатной альтернативой офисному пакету является использование программы для просмотра PDF файлов Adobe Reader.

Кроме этого, в системе должен быть установлен бесплатный плагин «Крипто PDF». Иначе Adobe Reader не сможет нормально провести действия с сертификатом.

Для подписания документа нужно провести следующие действия:

  • Открыть через программу Adobe Reader файл, который требуется подписать.
  • Выбрать в меню «Файл» – «Подписание».
  • В окне выбрать «Добавить контейнер с помощью Крипто Про».
  • Выбрать электронную подпись, которой будет проводиться подписание;
  • Сохранить подписанный файл.

Графический файл

Электронной подписью можно подписывать также и скан-копии документов в формате JPEG, PNG, BMP. Чтобы поставить электронную подпись на документ, необходимо использовать программу «КриптоАРМ».

Эта программа для подписания ЭЦП является бесплатной, а также достаточно простой в использовании. Хотя можно применять для этих целей и другое программное обеспечение.

Для того, чтобы произвести подписание документа, необходимо произвести запуск программы и дальше следовать выводимым в ней подсказкам.

Конечно же, предварительно на компьютер должен быть установлен комплекс «Крипто Про», а также добавлен в систему действующий сертификат.

Также необходимо учесть, что на многих порталах установлено ограничение на загрузку скан-копий документов в 10 мегабайт. Это значит, что предварительно необходимо обработать графический файл и уменьшить его размер.

Поскольку, при попытке изменить уже подписанный файл подпись будет нарушена, и процедуру подписания необходимо будет повторить.

При использовании файла для подписания программой «Крипто АРМ», ключ можно добавлять в сам файл либо делать отсоединенный открытый ключ.

Пользователям рекомендуется производить подписание именно с интеграцией подписи, поскольку в этом случае будет сложнее удалить ее с документа.

Новые версии программы имеют интеграцию в проводник Windows. Это значит, что можно просто щелкнуть по нужному файлу и выбрать «КриптоАРМ», а потом «Подписать».

Читайте также

Закон об электронной подписи: кратко основные положения 63 ФЗ, что определяет

Как происходит генерация ключа электронной подписи, что необходимо учесть

Как выглядит электронная подпись, что такое штамп времени, обязательно ли соблюдать ГОСТ

Как создать электронную цифровую подпись, стоимость выпуска ЭЦП

Как пользоваться электронной подписью (ЭЦП) с флешки, как установить на компьютер, ошибки при работе

Как оформить доверенность на получение ЭЦП, нужно ли заверять нотариально, скачать бланк и образец

Написать комментарий...

Спасибо!

Теперь редакторы в курсе.

Adblock
detector